Inventura: Jak ji přežít bez ztráty nervů?

Inventura

Co je to inventura

Inventura představuje systematický proces fyzického počítání veškerého zboží, které má obchod momentálně skladem. Je to zásadní proces pro kontrolu zásob a celkové hospodaření obchodu. Inventura se obvykle provádí v předem stanoveném termínu, například na konci roku, a vyžaduje uzavření obchodu na nezbytně nutnou dobu, aby se zajistila přesnost. Během inventury se zaznamenává nejen počet kusů od každého produktu, ale také jejich stav a případné poškození. Tyto informace se následně porovnávají s údaji v systému evidence zásob. Kontrola zásob je s inventurou úzce spjata. Zatímco inventura se zaměřuje na fyzické sčítání zboží, kontrola zásob je komplexnější proces, který zahrnuje sledování pohybu zboží, analýzu prodejů a optimalizaci skladových zásob. Pravidelná a důkladná kontrola zásob pomáhá obchodům identifikovat a minimalizovat ztráty způsobené krádeží, poškozením nebo expirací. Efektivní správa zásob je klíčová pro ziskovost a plynulý chod každého obchodu.

Proč je inventura důležitá

Inventura, ať už se jedná o namátkovou kontrolu nebo kompletní přepočet, je pro obchodníky naprosto klíčová. Poskytuje totiž přesný obrázek o tom, co se skutečně nachází na prodejní ploše a ve skladu. Díky tomu lze lépe plánovat objednávky a předcházet situacím, kdy zákazník shání zboží, které je podle systému skladem, ale ve skutečnosti chybí. Tím se zvyšuje nejen efektivita, ale i spokojenost zákazníků. Pravidelná inventura také pomáhá odhalit případné nesrovnalosti, ať už se jedná o krádeže, poškozené zboží nebo chyby v evidenci. Včasná identifikace těchto problémů umožňuje obchodníkům minimalizovat ztráty a zefektivnit fungování celého obchodu. Inventura by proto neměla být vnímána jako nutné zlo, ale jako investice do budoucnosti každého obchodníka.

Vlastnost Manuální inventura Elektronická inventura
Přesnost Nízká (cca 90-95%) Vysoká (cca 99%)
Rychlost Pomalá Rychlá
Náklady Vysoké (práce, čas) Nízké (automatizace)
Četnost Obvykle 1-2x ročně Možné provádět průběžně

Příprava na inventuru

Inventura, noční můra nejednoho obchodníka. Aby ale vše proběhlo hladce a bez zbytečných komplikací, je potřeba se na ni důkladně připravit. Prvním krokem je stanovení přesného data a času inventury. Je důležité informovat všechny zaměstnance a zajistit, aby se inventury mohli zúčastnit. Následně je nutné připravit prostory obchodu. To obnáší například zajištění dostatečného osvětlení, uvolnění prostoru pro počítání zboží a označení regálů.

Důležitou součástí přípravy je také kontrola a kalibrace veškerého vybavení, které budete při inventuře používat, jako jsou například čtečky čárových kódů nebo váhy. Nezapomeňte ani na dostatek psacích potřeb a formulářů pro zápis inventury.

Průběh inventury v praxi

V den D, kdy se obchod na pár hodin promění v účetní bojiště, je nezbytné mít jasný plán. Prvním krokem je důkladná příprava. To zahrnuje určení zodpovědných osob za jednotlivé úseky, přípravu inventurních seznamů a zajištění dostatku psacích potřeb a případně i čteček čárových kódů. Samotné sčítání probíhá systematicky, nejlépe od zadní části obchodu směrem k pokladnám. Důležité je zaznamenat nejen druh a množství zboží, ale i jeho umístění a případné poškození. Po ukončení sčítání následuje kontrolní fáze. Záznamy z inventurních seznamů se porovnají se stavem v systému a případné nesrovnalosti se důkladně prověří. Ať už jde o překlepy, špatné naskladnění nebo bohužel i krádeže, cílem inventury je zjistit skutečný stav zásob a zajistit tak bezproblémový chod obchodu.

Typy inventur

V praxi se setkáváme s různými typy inventur, které se liší rozsahem, četností a způsobem provedení. Výběr správného typu inventury závisí na konkrétních potřebách a charakteru vašeho obchodu. Mezi nejčastější typy patří:

periodická inventura, která se provádí v pravidelných intervalech, typicky jednou ročně. Během ní se zkontroluje a zaznamená stav veškerého zboží v obchodě. Tento typ inventury je časově náročný a vyžaduje uzavření obchodu na nezbytně nutnou dobu.

průběžná inventura, která probíhá kontinuálně během celého roku. Zaměstnanci průběžně kontrolují a zaznamenávají stav vybraných položek zboží. Výhodou je aktuálnost dat o skladových zásobách a eliminace nutnosti uzavření obchodu.

cílená inventura, která se zaměřuje na kontrolu pouze vybrané skupiny zboží, například zboží s vysokou hodnotou, s krátkou dobou expirace nebo zboží s častými inventurními rozdíly.

inventura za chodu, která umožňuje kontrolu zásob bez přerušení běžného provozu obchodu. Provádí se postupně po částech a je vhodná pro obchody s nepřetržitým provozem.

Volba správného typu inventury je klíčová pro efektivní správu a kontrolu zásob. Správně zvolená a provedená inventura vám pomůže identifikovat a minimalizovat ztráty způsobené krádeží, poškozením nebo zastaráním zboží, optimalizovat skladové zásoby a zlepšit cash flow vašeho obchodu.

Moderní nástroje pro inventuru

Tradiční metody inventury s tužkou a papírem jsou minulostí. Moderní nástroje, jako jsou mobilní skenery a softwary pro správu skladu, přinášejí do procesu inventury efektivitu a přesnost. Zaměstnanci mohou pomocí mobilních skenerů rychle a snadno načítat čárové kódy produktů, čímž se eliminuje riziko lidské chyby. Data se automaticky odesílají do softwaru, který poskytuje komplexní přehled o skladových zásobách v reálném čase.

Tyto systémy umožňují sledovat důležité metriky, jako je obrátkovost zásob a identifikovat trendy, což usnadňuje optimalizaci skladových zásob a snižuje riziko nedostatku zboží nebo nadměrných zásob. Moderní nástroje pro inventuru šetří čas a peníze a zároveň zvyšují přesnost a efektivitu. Díky nim se inventura stává méně náročným úkolem a firmy se mohou soustředit na to podstatné – spokojenost zákazníků a růst podnikání.

Tipy pro efektivní inventuru

Před samotnou inventurou je důležité důkladně se připravit. Pečlivě naplánujte datum a čas inventury, ideálně v době s nejnižším pohybem zboží. Informujte o plánované inventuře zaměstnance a zajistěte dostatek personálu pro hladký průběh. Rozdělte jim úkoly a zodpovědnosti. Připravte si potřebné materiály, jako jsou inventurní listy, psací potřeby, etikety a skenery. Před zahájením inventury zkontrolujte funkčnost veškerého vybavení. Během inventury dbejte na přesnost a důslednost. Zaznamenávejte veškeré nesrovnalosti a poškozené zboží. Po ukončení inventury pečlivě zkontrolujte a zpracujte nashromážděné údaje. Porovnejte je s údaji v systému a identifikujte případné rozdíly. Na základě výsledků inventury proveďte potřebné úpravy v systému a zaveďte opatření k minimalizaci chyb a optimalizaci skladových zásob.

Nejčastější chyby při inventuře

Inventura, noční můra nejednoho obchodníka. Ačkoliv je nezbytná pro kontrolu skladových zásob a celkovou evidenci, často s sebou přináší řadu chyb. Mezi ty nejčastější patří zanedbání přípravy. Špatně nastavený systém, nedostatek proškoleného personálu a absence jasných instrukcí mohou vést k nepřesnostem a zbytečným průtahům. Dalším kritickým bodem je nesprávná identifikace zboží. Zaměnitelné kódy, poškozené etikety a lidský faktor – to vše může zapříčinit, že se ve výsledcích inventury objeví nesrovnalosti. A v neposlední řadě je třeba zmínit podcenění lidského faktoru. Únava, nepozornost a stres, to jsou faktory, které mohou negativně ovlivnit přesnost inventury. Důsledky těchto chyb? Nepřesné informace o skladových zásobách, špatné obchodní rozhodování a v konečném důsledku i finanční ztráty.

Inventura je jako zkouška dospělosti pro obchodníka. Odhalí, jak dobře řídil své zásoby, a ukáže mu, kde má rezervy.

Radomír Kovář

Inventura a účetnictví

Inventura a účetnictví jsou dva důležité procesy, které jdou v obchodě ruku v ruce. Zatímco inventura se zaměřuje na fyzické sčítání zásob, účetnictví se zabývá jejich finančním vyjádřením. Pravidelná a důkladná inventura je klíčová pro udržení přesných účetních dat. Nesrovnalosti mezi skutečným stavem zásob a účetními záznamy, tzv. inventarizační rozdíly, mohou mít negativní dopad na finanční výkazy a celkovou efektivitu obchodu. Existuje několik metod inventury, od tradiční ruční inventury až po moderní metody využívající čárové kódy nebo RFID technologii. Volba nejvhodnější metody závisí na velikosti a typu obchodu, druhu prodávaného zboží a dalších faktorech. Kontrola zásob v obchodě zahrnuje nejen samotné sčítání, ale také kontrolu jejich stavu a expirace. Poškozené nebo prošlé zboží by mělo být identifikováno a vyřazeno z prodeje, aby se minimalizovaly ztráty. Správně provedená inventura a kontrola zásob jsou nezbytné pro optimalizaci skladových zásob, minimalizaci ztrát a zefektivnění celkového chodu obchodu.

Publikováno: 05. 02. 2025

Kategorie: nakupování